Abonnementsvilkår for Balance
Definitioner
Balance: Regnskabsprogrammet Balance, som udbydes af Balance Software ApS, CVR 46738624, Vindebæk Strandvej 8, 4792 Askeby, Danmark (herefter "Balance").
Bogføringspligtige: Den virksomhed, hvis regnskab føres i Balance.
Bruger: Enhver, der med egne loginoplysninger anvender Applikationen — både personer og AI-agenter, der er tilknyttet via MCP-fladen.
Applikationen: Regnskabsprogrammet Balance med de tillægsfunktioner, Balance selv udbyder.
Applikationsdata: Data, der behandles i Applikationen, fx posteringer, fakturaer, bilag, kontoplaner og andet regnskabsmateriale.
Brugsdata: Data, der opstår ved brug af Applikationen, fx IP-adresse, browsertype, operativsystem og fejllogs.
Aftale: Det løbende abonnement på Balance.
Arkivlicens: En licens, der giver den Bogføringspligtige adgang til sit regnskabsmateriale i 5 år efter Aftalens ophør, så opbevaringspligten efter bogføringsloven kan opfyldes.
Personoplysninger: Enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person, jf. GDPR art. 4(1).
Dataansvarlig / Databehandler: Som defineret i GDPR art. 4(7)–(8).
MCP-flade: Balances Model Context Protocol-server, som lader AI-agenter udføre de samme handlinger som andre Brugere, jf. AI-agent-tillægget.
1. Accept af vilkår
1.1 Vilkårene accepteres, når en Aftale oprettes, når Applikationen tages i brug, eller når accept på anden måde tilkendegives.
1.2 Applikationen er en tjeneste til erhvervsdrivende.
1.3 En Aftale kan kun oprettes af en person med fornøden bemyndigelse. Den Bogføringspligtige skal holde sine stamoplysninger (CVR-nummer, navn, adresse m.fl.) opdateret i Applikationen.
1.4 Brugeren skal kende og følge disse Vilkår. AI-agent-tillægget og politikken for acceptabel brug er en del af Vilkårene.
2. Aftalens varighed og levering
2.1 Aftalen træder i kraft ved oprettelse og løber, indtil den opsiges efter punkt 9. Aftalen er et betalt abonnement fra ikrafttrædelsen.
2.2 Der er ingen fortrydelsesret.
2.3 Balance kan løbende fakturere tilkøbte tillægsfunktioner.
3. Aftalens omfang og anvendelse
3.1 Applikationen leveres som software as a service og stilles til rådighed, som den er. Den Bogføringspligtige får en ikke-eksklusiv brugsret; der overdrages ingen rettigheder til Applikationen eller dens kode.
3.2 Mens Aftalen er aktiv, kan Balance udlevere regnskabsmateriale til den Bogføringspligtiges tegningsberettigede. Efter ophør kræver adgang til tidligere regnskabsmateriale en Arkivlicens (punkt 9.4).
3.3 Loginoplysninger er personlige og må kun bruges af én Bruger — person eller agent. Brud på denne bestemmelse er væsentlig misligholdelse.
3.4 Aftalen kan ikke overdrages til tredjemand uden Balances skriftlige samtykke.
3.5 Applikationen må ikke bruges i strid med lovgivningen eller på en måde, der kan skade Balances omdømme. Se også politikken for acceptabel brug.
3.6 Balance kan lukke adgangen ved begrundet mistanke om misbrug af eller angreb på en Aftale eller Applikationen.
3.7 Balance kan lukke adgangen, hvis aktivitet belaster Applikationen, så driften forstyrres. Automatiseret udtræk, herunder scraping, er ikke tilladt uden for API'et og MCP-fladen.
4. Priser og betaling
4.1 Abonnementet betales forud med betalingskort via Stripe og fornyes automatisk hver måned eller hvert år efter den valgte betalingsperiode. Beløbet trækkes på kortet ved hver fornyelse.
4.2 Fejler en betaling, får virksomhedens ejer en e-mail på dag 0, 2 og 4. Er betalingen ikke gennemført efter 4 dage, kan der ikke længere bogføres eller ændres i Applikationen, men data kan stadig læses, og ejeren har adgang til indstillingerne. Der opkræves ikke rykkergebyr. Adgangen åbnes igen, når betalingen er gennemført, medmindre Balance forinden har ophævet Aftalen.
4.3 Kvitteringer og betalingspåmindelser sendes til den faktura-e-mail, der er angivet i Applikationen.
4.4 Gældende priser fremgår af Balances hjemmeside og kan ændres med en måneds varsel. Alle priser er ekskl. moms.
5. Applikationsdata
5.1 Den Bogføringspligtige er dataansvarlig for Applikationsdata. Balances behandling af Personoplysninger er reguleret i databehandleraftalen.
5.2 Balance kan bruge Applikationsdata i anonymiseret og aggregeret form til at drive, vedligeholde og udvikle Applikationen.
5.3 Balance kan dele Applikationsdata med underdatabehandlere efter databehandleraftalen og dens Bilag B.
5.4 Balance kan også efter Aftalens ophør bruge Applikationsdata i anonymiseret form efter punkt 5.2.
5.5 Balance giver kun tredjemand og myndigheder adgang til Applikationsdata, når lovgivningen kræver eller tillader det, fx ved dom, myndighedskrav, konkurs eller dødsfald. Det omfatter Balances pligt til at udlevere regnskabsmateriale til Erhvervsstyrelsen eller en anden myndighed inden 4 uger efter bogføringsloven.
6. Brugsdata
6.1 Balance er dataansvarlig for Brugsdata, i det omfang de indeholder Personoplysninger. Se privatlivspolitikken.
6.2 Balance bruger Brugsdata til drift, overvågning af stabilitet og sikkerhed samt fejlfinding.
6.3 Brugsdata opbevares efter privatlivspolitikken, også efter Aftalens ophør.
7. Elektroniske dokumenter
7.1 Vælger den Bogføringspligtige at modtage e-fakturaer via NemHandel eller Peppol, bemyndiger den Bogføringspligtige Balance til at registrere virksomheden i NemHandelsregistret og acceptere de generelle betingelser for brug af registret.
7.2 Når virksomheden er registreret, kan andre afsendere, modtagere og serviceudbydere se, at den kan modtage elektroniske dokumenter.
7.3 Balance sender og modtager elektroniske dokumenter via en certificeret udbyder (access point), som er underdatabehandler, jf. databehandleraftalens Bilag B. Balance er ikke ansvarlig for fejl i modtagerens system og kan ikke garantere, hvornår modtageren har dokumentet.
7.4 Ved Aftalens ophør afregistrerer Balance virksomheden som modtager af elektroniske dokumenter.
8. Drift
8.1 Balance tilstræber stabil drift, men er ikke ansvarlig for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder forstyrrelser uden for Balances kontrol (strømsvigt, fejl på udstyr, internet- eller telekommunikationsforbindelser og lignende). Applikationen leveres, som den er og forefindes, uden garantier af nogen art.
8.2 Ved nedbrud eller forstyrrelser genopretter Balance normal drift hurtigst muligt.
8.3 Planlagte afbrydelser placeres så vidt muligt kl. 21.00–06.00 dansk tid. Afbrydelser uden for dette tidsrum varsles i videst muligt omfang.
9. Ophør
9.1 Aftalen opsiges i Applikationen med virkning fra udgangen af den følgende måned.
9.2 Balance kan opsige Aftalen med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. Balance kan opsige uden varsel ved væsentlig misligholdelse af Vilkårene og ved den Bogføringspligtiges konkurs eller insolvens.
9.3 Balance kan slette Applikationsdata, når opbevaringspligten efter bogføringsloven er ophørt (5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører).
9.4 Ved ophør tilbyder Balance en Arkivlicens, hvor Balance opbevarer regnskabsmaterialet digitalt i 5 år. Arkivlicensen skal bestilles, før Aftalen ophører.
9.5 Data kan eksporteres fra Applikationen, herunder som standardfil (SAF-T 2.0). Eksporten bør ske, før Aftalen ophører. Balance giver så vidt muligt adgang til eksport i 10 dage efter ophør.
9.6 Balance kan med 1 måneds varsel ophæve en Aftale, hvis ingen har logget ind i mere end 18 måneder. Det gælder ikke Arkivlicenser.
10. Ændringer af Applikationen
10.1 Balance kan løbende opdatere, forbedre og ændre Applikationen, med eller uden varsel.
11. Immaterielle rettigheder
11.1 Applikationen og alt indhold fra den, bortset fra Applikationsdata, tilhører Balance eller er licenseret til Balance. Balance skal underrettes om enhver krænkelse eller uautoriseret brug.
11.2 Balances immaterielle rettigheder overdrages ikke til den Bogføringspligtige.
11.3 Balance og Balances underdatabehandlere får en licens til materiale, der uploades til Applikationen, i det omfang det er nødvendigt for at drive Applikationen og opfylde Balances forpligtelser, herunder opbevaring efter bogføringsloven. Materialet må ikke krænke tredjemands rettigheder eller være ulovligt. Den Bogføringspligtige holder Balance skadesløs for tab som følge af sådant materiale.
12. Overdragelse
12.1 Balance kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser til tredjemand eller et koncernforbundet selskab.
13. Balances ansvar
13.1 Balance er ikke ansvarlig for tab i forbindelse med Vilkårene eller brugen af Applikationen, hverken i eller uden for kontrakt, herunder driftstab, følgeskader og andre indirekte tab, tab af data og tab som følge af simpel uagtsomhed.
13.2 Balance er ikke ansvarlig for tredjepartsløsninger, som den Bogføringspligtige forbinder med Applikationen, fx bankintegrationer, e-fakturaudbydere og AI-agenter, eller for rigtigheden af data fra disse løsninger. Den, der rejser et krav, skal bevise, at tabet ikke skyldes en tredjepartsløsning.
13.3 Den Bogføringspligtige er ansvarlig for alt, hvad virksomhedens Brugere — personer og agenter — gør i Applikationen.
13.4 Balance er ikke ansvarlig for handlinger foretaget ved uautoriseret adgang til en Aftale, fx som følge af svage eller delte adgangskoder eller kompromitterede agent-nøgler.
13.5 Balances samlede ansvar er begrænset til det beløb, der er betalt for Aftalen i de 12 måneder før det ansvarspådragende forhold, og højst DKK 10.000.
14. Skadesløsholdelse
14.1 Den Bogføringspligtige holder Balance skadesløs for krav om produktansvar og andre krav fra tredjemand, der skyldes brugen af Applikationen.
15. Force majeure
15.1 Balance er ikke ansvarlig for forsinkelse eller manglende opfyldelse som følge af forhold uden for Balances rimelige kontrol, fx naturkatastrofer, krig, terror, pandemier, myndighedspåbud, strejker, strømsvigt og internetnedbrud.
15.2 Det samme gælder force majeure hos Balances leverandører.
16. Tavshedspligt
16.1 Balance har tavshedspligt om alle oplysninger, Balance får kendskab til, med de undtagelser, der følger af punkt 5.5 og lovgivningen.
17. Ændringer af Vilkårene
17.1 Balance kan ændre Vilkårene. Gældende Vilkår findes på Balances hjemmeside. Væsentlige ændringer varsles med 1 måned pr. e-mail. Brug af Applikationen efter en ændring er accept af de ændrede Vilkår.
18. Tvister
18.1 Vilkårene er underlagt dansk ret. Tvister anlægges ved Retten i Nykøbing Falster.
19. Gyldighed
19.1 Vilkårene gælder fra 20. oktober 2026 og erstatter tidligere vilkår.
Sidst opdateret: 2026-10-20