Databehandleraftale for Balance

Denne databehandleraftale er grundlaget for den behandling af personoplysninger, som Balance Software ApS (herefter "Balance") udfører på dine vegne i vores rolle som databehandler.

Aftalen træder i kraft, når du accepterer vores abonnementsvilkår.

Denne databehandleraftale er indgået i henhold til art. 28 stk. 3 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 ("GDPR") med henblik på at regulere Balances behandling af personoplysninger på dine vegne.

Aftalen er indgået mellem:

Den dataansvarlige:

[Kundens virksomhedsnavn, adresse & CVR-nr.]

Kontaktperson: [Navn] [Telefon] [Email]

og

Databehandleren:

Balance Software ApS Vindebæk Strandvej 8 4792 Askeby Danmark CVR: 46738624 Kontakt: Martin Lund, direktør, info@balance-regnskab.dk

Parterne kaldes i det følgende henholdsvis "den dataansvarlige" og "databehandleren" og tilsammen "parterne".

1. Præambel

1.1 Definitionerne af "personoplysninger", "særlige kategorier af personoplysninger" (følsomme oplysninger), "databehandling", "den registrerede", "dataansvarlig" og "databehandler" er den samme som anført i GDPR.

1.2 Formålet med denne databehandleraftale er at sikre parternes efterlevelse af gældende databeskyttelseslovgivning og dokumentere den dataansvarliges instruks til databehandleren. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at sikre den dataansvarliges brug af regnskabsprogrammet Balance, som yderligere beskrevet i Balances abonnementsvilkår.

1.3 Denne databehandleraftale fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

1.4 Denne databehandleraftale har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende behandling af personoplysninger, for så vidt angår Balances abonnementsvilkår eller andre aftaler gældende parterne imellem. Databehandleraftalen er gældende mellem parterne, så længe den dataansvarlige abonnerer på Balance eller har en aktiv arkivlicens — og databehandleren derfor skal behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

1.5 Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter gældende databeskyttelseslovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

2.1 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brug af Balance applikationen sker i overensstemmelse med GDPR art. 24, anden EU-ret eller national ret samt denne databehandleraftale.

2.2 Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Det er alene under den dataansvarliges kontrol, hvilke personoplysninger der behandles, herunder indtastes og genereres i Balance applikationen — herunder hvilke AI-agenter der oprettes via MCP-fladen og hvilken rolle de tildeles (se AI-agent-tillægget).

2.3 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at der eksisterer et lovligt behandlingsgrundlag for behandlingen og videregivelsen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage, herunder videregivelse til de underdatabehandlere, som databehandleren benytter, og som til enhver tid er oplistet i Bilag B.

2.4 Den dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet, pålideligheden og lovligheden af de personoplysninger, som behandles af databehandleren.

2.5 Den dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder, for så vidt angår behandlingen af personoplysninger.

2.6 Den dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelse over for de registrerede vedrørende behandlingen af personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning — herunder over for sine kunder, medarbejdere og kontaktpersoner, hvis oplysninger indtastes i Applikationen.

2.7 Den dataansvarlige bekræfter, at databehandleren har givet de relevante garantier, for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de registreredes rettigheder og deres personoplysninger, ved indgåelsen af denne databehandleraftale.

3. Databehandleren handler efter instruks

3.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU- eller national ret, som databehandleren er underlagt. Ved at indgå denne databehandleraftale instruerer den dataansvarlige databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:

3.1.1 i overensstemmelse med gældende lovgivning;

3.1.2 for at opfylde sine forpligtelser i henhold til Balances abonnementsvilkår for brug af applikationen;

3.1.3 som yderligere specificeret ved den dataansvarliges normale brug af applikationen;

3.1.4 som beskrevet i denne databehandleraftale.

3.2 Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks vurderes at være i strid med gældende databeskyttelseslovgivning eller anden EU- eller national ret.

4. Behandlingssikkerhed

4.1 Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau. Dette sker i form af implementering af relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger. Implementeringen sker under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig, og omkostningerne ved implementeringen samt omfanget, konteksten og formålet med behandlingen for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, der imødekommer den risiko og kategori af personoplysninger, der skal beskyttes.

4.2 Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt — og kun i et nødvendigt omfang. Fortrolighedspligten skal ligeledes gælde efter ophør af databehandleraftalen.

4.3 Balance har implementeret flere sikkerhedsforanstaltninger og interne databeskyttelsespolitikker med henblik på at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtighed og adgang til personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige (se sikkerhedsbeskrivelsen for en uddybende beskrivelse):

4.3.1 Risikovurderinger af eget sikkerhedsniveau med henblik på at sikre, at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger, herunder i henhold til GDPR art. 32 om behandlingssikkerhed samt GDPR art. 25 vedrørende privacy by design og default.

4.3.2 Effektiv kryptering ved overførsel af personoplysninger via internettet (TLS 1.2+).

4.3.3 Kryptering af personoplysninger in transit og at rest (Azure platform-managed keys).

4.3.4 Løbende awareness-træning til alle medarbejdere med fokus på it-sikkerhed og behandling af personoplysninger.

4.3.5 Ekstern adgang til systemer og databaser, der bruges til at behandle persondata, sker udelukkende gennem en indbygget firewall og rollbaseret adgangsstyring.

4.3.6 Begrænsning i adgangen til personoplysninger til de relevante personer, der skal til for at overholde krav og forpligtelser i databehandleraftalen.

4.3.7 Etablerede kontroller til at identificere og rapportere eventuelle brud på persondatasikkerheden.

4.3.8 Udførelse af sårbarhedsscanninger og penetrationstests på regelmæssig basis for at sikre, at tekniske foranstaltninger implementeres og testes.

4.3.9 Implementerede procedurer, der sikrer, at ændringer i systemer, databaser og netværk sker konsekvent for at sikre vedligeholdelse.

5. Anvendelse af underdatabehandlere

5.1 Som en del af driften af Balance anvender databehandleren underdatabehandlere. Denne databehandleraftale udgør den dataansvarliges forudgående generelle skriftlige godkendelse af databehandlerens brug af underdatabehandlere. Sådanne underdatabehandlere kan være tredjepartsleverandører i eller uden for EU/EØS. Databehandlerens underdatabehandlere er oplistet i den til enhver tid gældende liste over underdatabehandlere, som forefindes i Bilag B.

5.2 Databehandleren sikrer, at dennes underdatabehandlere overholder tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i denne databehandleraftale. Den dataansvarlige skal orienteres senest 30 dage inden, databehandleren tager en ny underdatabehandler i brug. Den dataansvarlige har ret til at protestere imod en ny underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den dataansvarlige adgang til databehandlerens databeskyttelsesvurdering og udarbejdede dokumenter om brug af underdatabehandleren. Hvis der herefter fortsat er uenighed om anvendelsen af underdatabehandleren, kan den dataansvarlige opsige sit abonnement med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den dataansvarliges personoplysninger ikke behandles af den pågældende underdatabehandler.

6. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

6.1 Enhver overførsel af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation forudsætter indgåelsen af EU Kommissionens Standardkontraktbestemmelser (EU SCCs) eller et andet gyldigt overførselsgrundlag. Den dataansvarlige giver databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af personoplysninger til et tredjeland på vegne af den dataansvarlige.

7. Bistand til den dataansvarlige

7.1 Databehandleren skal, så vidt det er muligt, bistå den dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger under hensyntagen til behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, for at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

7.2 Databehandleren bistår den dataansvarlige med at besvare anmodninger om udøvelse af de registreredes rettigheder efter GDPR kapitel III, herunder indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse, i det omfang det er muligt under hensyntagen til behandlingens karakter.

7.3 Databehandleren bistår den dataansvarlige med overholdelse af GDPR art. 32–36, herunder blandt andet behandlingssikkerhed, anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden og underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren.

7.4 Databehandleren må ikke besvare anmodninger fra registrerede, medmindre databehandleren er autoriseret af den dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren videregiver ikke personoplysninger, der behandles efter denne databehandleraftale, til statslige myndigheder såsom politiet, medmindre databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen i form af en retskendelse eller lignende.

7.5 Endvidere skal databehandleren så vidt det er muligt og lovligt underrette den dataansvarlige såfremt:

7.5.1 En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra den registrerede;

7.5.2 En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet, medmindre databehandleren instrueres i ikke at underrette den dataansvarlige.

7.6 Hvis den dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan databehandleren behandler personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende databeskyttelseslovgivning, må databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.

8. Underretning om brud på persondatasikkerheden

8.1 Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, som involverer persondata, databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige.

8.2 Databehandleren skal underrette den dataansvarlige via den kontaktperson, som er oplyst i databehandleraftalen, hvis databehandleren bliver bekendt med en sikkerhedsbrist.

9. Returnering og sletning/anonymisering af data

9.1 Den dataansvarlige har mulighed for at få sin data returneret (eksporteret) i forbindelse med ophør af et Balance-abonnement — herunder som SAF-T 2.0 standardfil, jf. bogføringsloven. Efter ophør af abonnementet vil databehandleren slette/anonymisere alle personoplysninger, som databehandleren har behandlet på vegne af den dataansvarlige, når opbevaringsforpligtelsen efter bogføringsloven er ophørt (5 år fra regnskabsårets afslutning). Dette sker i overensstemmelse med gældende abonnementsvilkår.

9.2 En Arkivlicens forlænger Balances opbevaringsforpligtelse efter Aftalens ophør og sikrer den dataansvarlige læseadgang til sit regnskabsmateriale i opbevaringsperioden.

10. Revision, herunder inspektion

10.1 Den dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af databehandlerens forpligtelser i henhold til databehandleraftalen.

10.2 Såfremt det foreslåede omfang for revisionen følger en ISAE 3000, ISO 27001 eller lignende erklæringsrapport udført af en kvalificeret tredjepartsrevisor inden for de forudgående tolv måneder, og databehandleren bekræfter, at der ikke har været nogen materielle ændringer i de foranstaltninger, som har været under revision, skal den dataansvarlige acceptere denne revision i stedet for at anmode om en ny revision af de foranstaltninger, som allerede er dækket.

10.3 Såfremt databehandlerens assistance i forbindelse med revision overskrider den almindelige service, som databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes dette særskilt.

11. Ikrafttræden og ophør

11.1 Denne databehandleraftale er gældende, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges brug af Balance applikationen.

11.2 Databehandleren er berettiget til at beholde personoplysninger efter ophør af databehandleraftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov — herunder bogføringslovens 5-årige opbevaringsforpligtelse — hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i databehandleraftalen.

12. Ændringer til databehandleraftalen

12.1 Den gældende version af databehandleraftalen vil til enhver tid kunne tilgås på Balances hjemmeside. Væsentlige ændringer varsles 30 dage inden de træder i kraft via email. Brug af Balance applikationen efter opdateringen udgør en accept af databehandleraftalen.

12.2 Bilag B opdateres løbende med varsel i overensstemmelse med punkt 5.2.

13. Ansvar

13.1 Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne databehandleraftale reguleres af ansvars- og erstatningsbestemmelserne i abonnementsvilkårene punkt 13. Dette gælder ligeledes for enhver overtrædelse, som foretages af databehandlerens underdatabehandlere.

14. Lovvalg og værneting

14.1 Denne databehandleraftale er underlagt dansk ret, og enhver tvist, der udspringer af denne databehandleraftale, skal anlægges ved Retten i Nykøbing Falster.

Denne databehandleraftale er sidst opdateret den 16. oktober 2026, med undtagelse af Bilag B, der løbende opdateres med varsel i overensstemmelse med punkt 5.2 i databehandleraftalen.

Bilag A — Kategorier af personoplysninger og registrerede

A. Kategorier af personoplysninger

Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af personoplysninger, der behandles i Balance applikationen, men kan blandt andet omfatte:

• Navn
• Titel
• Telefonnummer
• Email
• Adresse
• CVR-nummer (for juridiske personer, der optræder som modparter i regnskabet)
• Bankkonto / registreringsnummer (for modparter i betalinger)
• Bilagsdata (fakturaer, kvitteringer) — kan indeholde yderligere personoplysninger afhængig af den dataansvarliges brug

I tillæg til ovenstående kan særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) blive behandlet af databehandleren, i det omfang den dataansvarlige behandler sådanne oplysninger i Balance applikationen (f.eks. i fritekstfelter på fakturaer eller bilag). Dette er dog uden for databehandlerens kontrol.

B. Kategorier af de(n) registrerede

Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af registrerede, der behandles i Balance applikationen, men kan blandt andet omfatte:

• Den dataansvarliges slutbrugere (menneskelige brugere og AI-agenter)
• Den dataansvarliges medarbejdere
• Den dataansvarliges kontaktpersoner
• Den dataansvarliges kunder og kunders slutbrugere
• Den dataansvarliges kunders medarbejdere
• Den dataansvarliges kunders kontaktpersoner
• Den dataansvarliges leverandører og leverandørers kontaktpersoner

Bilag B — Liste over underdatabehandlere

Sidst opdateret: 2026-10-20